사회초년생들에게 중요한 업무 미팅 가이드

1) 미팅 시간 10분 전에 도착해 있을 것.

사람들은 항상 액속 시간을 정해 놓고 그시간에 맞춰 도착 하면 되느 것으로 압니다.

물론 약속 시간 정시간에 도착해도 늦은건 아니죠,

하지만 중요한 미팅이나 회의때는 조금 여유가 필요하고 안정이 필요 합니다.

부랴부랴 도착하면 정신도없고 특히 이미 도착해 있는 사람때문에 개인적인 정리 시간이 없습니다.

업무 미팅에 참석하는 사람은 크게 두 부류로 나눌 수 있다. 미리 도착해 준비하는 사람과 늦게 오는 사람. 미팅 장소에 10분만 일찍 도착해도, 그날 회의의 주요 내용이 무엇인지, 어떤 이야기를 해야 할지 충분히 준비할 수 있다. 

특히 회사 회의 시간은 10분전이 아주 중요 합니다.

회의실의 분위가 파악 개인적인 회의 준비를 할려면 회의 시작전 늦어도 10분전에는 도착해서 개인적인 정리 및 분위기을 익혀 둬야 합니다.

항상 늦는 사람은 핑계가 많습니다.

반드시 미팅 10분 전에 회의실에 도착해야 한다는 것을 명심하자. 

늦어서도, 헐레벌떡 정각에 들어가서도 안 된다. 

업무 미팅에서 회의 내용을 완벽하게 이해하지 못한다 하더라도, 톡톡 튀는 아이디어를 내지 않더라도, 미팅 시간 10분 전에 미리 도착해 준비하는 것만으로도 일단 태도 점수는 잘 받을 수 있다.

 

가이드1) 미리 어떤 사안에 대한 자료를 보면서 논의하는 방식으로 진행되기 때문에 회의 전에 빔프로젝터 작동 여부를 확인하고 바로 이용할 수 있도록 세팅해두자.

 

2) 발표 자료는 미리 출력해 준비해둘 것.

회의 시간때 제일 중요한건 본인의 발표건 이다.

특히 신입사원은 회의때 본인의 준비한 내용을 발표 하는 중요한 시간이다.

그렇기 때문에 발표내용을 미리 출력해서 숙지를 해두는 것이 중요하다

자료를 준비하면서 미리 회의 내용을 숙지할 수 있고, 회의에서 어필한 의견 또한 준비할 수 있으니 생각 외로 많은 도움이 될 것이다.

 또한 출력 내용이 필요 없을시에 내용의 안건이 무엇인지 개인이 준비해 두는 시간은 이미 회의 참석에 꼼꼼하게 분비 하는 마음 가짐이 되었다는 증거이다.

가이드2) 노트북 및 태블릿 PC 이용자를 위해 MS 파워포인트나 워드는 PDF 파일로 변환해 준비해두자. (iPad 등 애플의 스마트기기에서는 MS-Office 파일이 정상 작동되지 않기 때문!) 저장, 보내기 기능을 활용해 간단히 PDF 파일로의 변환이 가능하다

 

 

3) 두려워 말고 부끄러워말고,모르는 것은 모른다고 말하고, 질문하라.

인턴이나 신입사원은 당연히 회의때의 주제에 대한 내용을 완벽하게 숙지를 못하는게 당연하다.

인턴, 신입사원이라는 명찰을 달고 있는 동안에만 누릴 수 있는 특권 중 하나가 무엇이든 물어볼 수 있다는 것인데, 이는 업무 미팅에 있어서 사회 초년생이 가져야 할 가장 중요한 태도로도 이어진다. 

그냥 팀장님이나 윗 상사의 발표 내용이 조금 이해가 안된다고 마냥 본인의 판단으로 생각하고 넘어가 버리면

나중에 큰코를 다치게 된다.

사회 초년생이라면 절대 자신의 감을 믿어서는 안 된다. 

아는 것은 안다고, 모르는 것은 모른다고 말하고 반드시 질문하자. 

물론 팀장이나 상사의 성향이나 성격이 달라 본인에게 스트레스나,야단을 친다고 하더라도 지금 이순간 그것이 무서워 모르는 내용도 안다고 해 버리면 앞으로 직장 생활은 그렇게 자신도 모르게 분위기 때문에 흘러 가버린다.

결국 본인의 성장에 마이너스가 된다.

 

가이드3) 그렇다고 아무때나 분위기 파악못하고 질문 공세를 하면 안된다.

.질문에도 요령이 있다. 업무 미팅의 흐름에 방해되지 않는 선에서 질문하는 것이 중요하다. 

가령 상사가 업무 관련 내용을 지시할 때라던지, 회의 중간에 다음 챕터로 넘어가기 직전, 혹은 회의가 끝나고 상사가 정리 멘트를 할 때 즈음 물어보는 것이 좋다.

4) 외부 거래처 미팅 시 명함은 반드시 준비할 것.

신입사원에게 외부 미팅때 이때 명함 준비는 필수다. 

사회초년생의 경우 명함을 주고받은 경험이 많지 않기 때문에 깜빡 잊거나, 선배를 따라 나간다는 안일한 생각으로 명함을 두고 가는 경우가 종종 있다. 하지만 외부 미팅에서 ‘명함 준비’는 기본 중의 기본이다.

세일즈의 첫 단계는 명함을 주고 받는 일이다.

항상 명함케이스를 챵기고 명함 수량도 쳇크를 해야 한다, 조금 넉넉한 명함을 미리 준비해 둔다.

명함은 본인을 알리는 중요한 얼굴이다.

 가이드4) 명함을 상대방에게 전달 할때는 상대방이 읽을 수있는 방향으로 전달 해야 한다,

 그리고 명함에 간혹 미팅 날짜를 적거나 낙서를 하는 경우가 있는데 이것 또한 상대방에 대한 예의가 아니다.

 

5) 회의록 작성은 간단명료하게

보통 팀장이나 상사는 회의 내용을 신입사원이나, 하급사원에게 시키는 경우가 많다,

보통 회의록 작성은 신입사원의 전담 업무다. 

업무 미팅 시 적극적으로 의견을 내지 못할 때도 ‘의견이 없냐’라는 팀장님의 핀잔으로부터 조금은 자유로울 수 있는 건 신입사원이기에 용인되는 것도 있지만, 회의 내용을 기록하고 있다는 적극성을 어느 정도 띄고 있기 때문이다. 

회의에서 신입사원의 주요 업무는 회의 중에 오고 가는 내용을 모두 기록하고, 이를 바탕으로 회의록을 정리해 팀원들에게 공유하는 것이다. 회의록은 신입사원의 능력을 단적으로 평가할 수 있는 수단 중 하나이기 때문에 꼼꼼하게 작성해야 한다.

 

회의록 정리가 끝났다고 해서 ‘회의록 작성 업무’가 끝난 것은 아니다. 마지막 이메일로 공유하는 것까지 잘 마무리를 해야 한다. 이메일을 작성할 때에는 회의록만 달랑 첨부하는 것이 아니라, 이번 회의에서는 어떤 사안이 주요 내용이었는지, 최종 결론이 무엇인지 정도만 두, 세 줄로 간단히 정리해 작성한다면, 바쁜 업무로 정신없는 선배의 업무 피로도를 줄여주는 센스 있는 후배가 될 수 있을 것이다.

회의록 공유 TIP

1) 파일명은 간단하게! 회의 날짜, 주요 내용을 포함하도록 한다. Ex) 20150805_주간 회의록

2) C.C 이메일 참조를 활용해 회의에 참석하지는 않았지만, 팀과 관련된 상사에게도 회의록을 보내도록 한다.

3) 오탈자 확인은 기본! 한국어 맞춤법 검사기 활용해 회의록 및 이메일 내용의 오탈자를 확인하자. 

 

 

사회초년생들은 첫 입사시 회사의 상사나 팀장으로 부터 영향을 많이 받게 된다,

물론 좋은 상사를 만날 수도 있고 어려운 상사를 만날 수도 있다,

하지만 앞으로 개인이 일할 회사이고 본인이 커갈 자리이다.

모든 것은 본인에게 달려 있다.

항상 준비히고 공부를 통해 좀더 나은 나의 발전을 기대할 수있는 마음 가짐이 중요하다,